Entersoft OuroCash - Como lidar com cheques emitidos ou recebidos

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“... Bem aventurado é o povo cujo Deus é o SENHOR” - Salmos 144:15

Manual de Instruções do Entersoft OuroCash^™ Sistema para Controle Financeiro

2.11 - Como lidar com cheques emitidos ou recebidos O Entersoft OuroCash^™ possui um módulo dedicado ao controle de todos os cheques recebidos e emitidos. Para acessá-lo, basta clicar no botão indicado ao lado, na tela principal do sistema.

Ao acessar o módulo, será exibida esta tela:

Você pode utilizar as “opções de visualização” conforme a ilustração ao lado, para escolher quais cheques deverão ser exibidos na grade, e qual período deverá ser considerado: Utilizando os filtros acima, é possível exibir somente os cheques emitidos, somente os recebidos, ou ambos... Você também pode exibir somente os que foram “compensados”, ou somente os cheques cujo pagamento estão “em aberto”. Mas o mais importante é você compreender a lógica de funcionamento do sistema: Como proceder com os cheques que você emitir: Você pode registrá-los diretamente pelo módulo de “Despesas”, ou baixar títulos pagos com cheques diretamente pelo módulo “Contas a Pagar”. O sistema considera que todos os cheques emitidos foram devidamente compensados na data informada. Você não precisar vir ao módulo de “Cheques” para “baixar” o cheque emitido. A quitação deste cheque emitido ocorre automaticamente. Por exemplo, se você registrou uma “despesa” na data de 15/09/2017 e o pagamento foi efetuado com um cheque que você emitiu, o sistema irá registrar este cheque no módulo de “Cheques” e já registrará a compensação do cheque automaticamente... Ou seja, o valor saiu da sua conta bancária na data informada. Como proceder com os cheques recebidos, que já foram descontados ou compensados (quitados): Você não pode utilizar o módulo “Receitas” para registrar cheques cujo valor ainda não tenha sido creditado em sua conta bancária, ou não tenha sido descontado em espécie na boca do caixa. Afinal, cheque não é dinheiro... é apenas uma “ordem de pagamento”, e pode não ter fundos. Você também não pode utilizar o módulo de “Contas a Receber” para registrar tais cheques, pois se você já possui um cheque em mãos, isto significa que você já recebeu este cheque a título de alguma transação... Qualquer cheque recebido, cujo pagamento estiver pendente, deverá ser cadastrados pelo módulo “Cheques”, para que o status do pagamento fique “em aberto” (vinculado) até o momento em que o valor seja creditado na sua conta bancária ou seja descontado em espécie. Quando de fato ocorrer sua quitação, você irá localizar o respectivo cheque neste módulo, e registrar sua “Baixa” no sistema (compensação do cheque). É neste momento que o sistema irá convertê-lo em receita para você, e creditar o valor na conta bancária correspondente. Exemplo: Vamos supor que você receba um cheque referente a um serviço prestado, no valor de R$ 600,00 e com data para apresentação futura (cheque pré-datado). Para incluí-lo no sistema, basta seguir os passos abaixo: 1) Abra o módulo “Cheques” 2) Clique no botão “F2 - Incluir” 3) Em seguida, basta preencher os campos abaixo: Basta você registrar sua receita normalmente, através do módulo “Receitas”, informando se o valor foi destinado à conta “Carteira” (quando o cheque é descontado na boca do caixa, em dinheiro) ou se foi depositado em alguma de suas contas bancárias. Fazendo desta maneira, o próprio Entersoft OuroCash^™ registra o cheque automaticamente no módulo “Cheques”, e já configura o status do pagamento como “cheque compensado” (quitado), pois trata-se de um valor já recebido (receita). Como proceder com os cheques pré-datados, ou cheques que ainda não foram sacados ou depositados:

Basta selecionar a quantidade de cheques, e o intervalo entre as datas de vencimento de cada cheque. No exemplo ao lado, você estaria cadastrando 12 cheques de mesmo valor, mas com intervalos entre os vencimentos a cada sete dias. 4) Ao terminar o preenchimento dos campos, clique no botão “F4 - Salvar”, e o cheque estará registrado:

Você só utilizará os campos ao lado, quando precisar registrar múltiplos cheques de mesmo valor, de uma só vez.

O que fazer quando ocorrer a compensação do cheque pré-datado: Você precisará registrar a “baixa” do cheque no sistema... Ou seja, informar que o cheque foi compensado (quitado), e o valor já foi creditado na sua conta bancária. Este procedimento é rápido, conforme você verá abaixo: 1) Abra o módulo “Cheques”. 2) Localize na grade qual é o cheque que deverá ser baixado, posicionando o cursor (tarja preta) sobre documento desejado. 3) Em seguida, clique no botão “F9 - Baixar”. 4) Veja que será exibida a tela abaixo, onde você poderá informar a data em que o cheque foi compensado, e a conta bancária onde o valor foi creditado. OBS: Lembre que se o cheque foi descontado no banco, o valor entrou em dinheiro na sua conta “Carteira”. 5) Ao terminar o preenchimento, clique no botão “Confirmar”, e o cheque estará quitado.

Por que os cheques que eu tenho para receber não estão aparecendo no módulo de “Contas a Receber”? Como foi explicado acima, você não pode utilizar o módulo de “Contas a Receber” para registrar ou consultar tais cheques, pois se você já possui um cheque em mãos, isto significa que você já recebeu este cheque a título de alguma transação. Ou seja, o seu devedor já lhe pagou, e utilizou um cheque como forma de pagamento. Este cheque porém, só não foi compensado (quitado). A consulta destes cheques devem ser realizadas pelo módulo “Cheques”, conforme explicações no início deste capitulo, ou através do relatório de “Cheques recebidos no período”.