Entersoft OuroCash - Cómo manejar cheques emitidos o recibidos

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Manual de Instrucciones del Entersoft OuroCash^™ Sistema para Control Financiero

2.11 - Cómo manejar cheques emitidos o recibidos El Entersoft OuroCash ™ cuenta con un módulo dedicado a controlar todos los cheques recibidos y emitidos. Para acceder a él, basta hacer clic en el botón indicado al lado, en la pantalla principal del sistema.

Al acceder al módulo, se muestra esta pantalla:

Usted puede utilizar las "opciones de visualización" según la ilustración al lado, para elegir qué cheques deben ser exhibidos en la cuadrícula, y qué período debe ser considerado: Utilizando tales filtros es posible visualizar sólo los cheques emitidos, sólo los recibidos, o ambos... También puede mostrar sólo los que se han compensado, o sólo los cheques cuyo pago están abiertos. Pero lo más importante es entender la lógica de funcionamiento del sistema: Cómo proceder con los cheques que usted emitir: Usted puede registrarlos directamente por el módulo de "Gastos", o bajar títulos pagados con cheques directamente por el módulo "Cuentas por Pagar". El sistema considera que todos los cheques emitidos han sido debidamente compensados en la fecha que se informa. Usted no necesita venir al módulo de "Cheques" para "bajar" el cheque emitido. La baja de este cheque emitido se produce automáticamente. Por ejemplo, si registró un "gasto" en la fecha de 15/09/2017 y el pago se efectuó con un cheque que usted emitió, el sistema registrará este cheque en el módulo de "Cheques" y ya registrará la compensación del cheque automáticamente... Es decir, el valor salió de su cuenta bancaria en la fecha informada. Como proceder con los cheques recibidos, que ya han sido descontados o compensados (quitados): Usted no puede utilizar el módulo "Ingresos" para registrar cheques cuyo valor aún no ha sido acreditado en su cuenta bancaria, o no ha sido descontado en efectivo. Después de todo, cheque no es dinero... es sólo una "orden de pago", y puede no tener fondos. Usted también no puede utilizar el módulo de "Cuentas por Cobrar" para registrar tales cheques, ya que si usted ya tiene un cheque en las manos, esto significa que usted ha recibido este cheque a título de alguna transacción... Cualquier cheque recibido, cuyo pago esté pendiente, deberá ser registrado por el módulo "Cheques", para que el status del pago quede "en abierto" hasta el momento en que el valor sea acreditado en su cuenta bancaria o sea descontado en efectivo. Cuando de hecho ocurra su pago, usted localizará este cheque en este módulo y registrará su "Baja" en el sistema (compensación del cheque). Es en este momento que el sistema le convertirá en ingreso para usted, y se acreditará el valor en la cuenta bancaria correspondiente. Ejemplo: Vamos a suponer que usted recibe un cheque referente a un servicio prestado, por valor de $ 2568,90 y con fecha para presentación futura (cheque pre-datado). Para incluirlo en el sistema, basta seguir los siguientes pasos: 1) Abra el módulo “Cheques” 2) Haga clic en el botón “F2 - Incluir” 3) A continuación, basta rellenar los campos siguientes: Sólo tienes que registrar tu ingreso normalmente, a través del módulo "Ingresos", indicando si el valor fue destinado a la cuenta "Cartera" (cuando el cheque es descontado en efectivo en el banco) o si fue depositado en alguna de sus cuentas bancarias. Haciendo de esta manera, el propio Entersoft OuroCash^™ registra el cheque automáticamente en el módulo "Cheques", y ya configura el status del pago como "cheque compensado", pues se trata de un valor ya recibido (ingreso). Como proceder con los cheques pre-datados, o cheques que aún no han sido sacados o depositados:

En este caso, sólo tienes que seleccionar la cantidad de cheques, y el intervalo entre las fechas de vencimiento de cada cheque. En el ejemplo al lado, usted estaría registrando 12 cheques de mismo valor, pero con intervalos de siete días entre los vencimientos de cada cheque. 4) Al terminar el llenado de los campos, haga clic en el botón "F4 - Guardar", y el cheque estará registrado: Usted sólo utilizará los campos al lado cuando necesite registrar múltiples cheques del mismo valor, a la vez. Qué hacer cuando ocurrir la compensación del cheque pre-datado: Usted necesitará registrar la "baja" del cheque en el sistema... Es decir, informar que el cheque fue compensado (quitado), y el valor ya fue acreditado en su cuenta bancaria. Este procedimiento es rápido, como verá a continuación: 1) Abra el módulo “Cheques”. 2) Busque en la cuadrícula cuál es el cheque que se debe bajar, colocando el cursor (tarja negra) sobre el documento deseado. 3) Después haga clic en el botón “F9 - Pagar”. 4) Vea que se mostrará la pantalla abajo, donde usted podrá informar la fecha en que el cheque fue compensado, y la cuenta bancaria donde el valor fue acreditado. OBS: Recuerde que si el cheque fue descontado en el banco, el valor entró en efectivo en su cuenta "Cartera". 5) Al terminar el relleno, haga clic en el botón "Confirmar", y el cheque estará quitado. ¿Por qué los cheques que tengo para recibir no están apareciendo en el módulo de "Cuentas por Cobrar"? Como se explicó anteriormente, usted no puede utilizar el módulo de "Cuentas por Cobrar" para registrar o consultar tales cheques, ya que si usted ya tiene un cheque en mano, esto significa que usted ya ha recibido este cheque a título de alguna transacción. Es decir, su deudor ya le pagó, y utilizó un cheque como forma de pago. Este cheque sin embargo, sólo no fue compensado (quitado). La consulta de estos cheques debe ser realizada por el módulo "Cheques", según explicaciones al inicio de este capítulo, o a través del informe de "Cheques recibidos en el período".